Funcionalidades

Interoperabilidade, Flexibilidade, Eficiência e Inovação
Funcionalidades Gestão Documental - GfiDoc - Interoperabilidade

Interoperabilidade e Workflow

  • Arquitetura aberta e flexível, adaptável a todos os ambientes tecnológicos
  • Módulo próprio de workflow, com uma robusta camada de integração

Em detalhe

Camada de integração
  • Fácil integração com diferentes aplicações de negócio, como soluções de BPM (Business Process Management), ferramentas de produtividade (Microsoft ou OpenSource), Email, entre outras
  • Integração de evidências documentais provenientes de outras aplicações de negócio
  • Diferentes tipos de exportação (completa ou com reservas)
Módulo próprio de workflow
  • Modelação e automatização de fluxos de trabalho operacionais e sua tradução em evidências documentais
  • Implementação de fluxos de trabalho estruturados ou ad-hoc, incorporando as regras de negócio da organização
  • Criação de formulários dinâmicos
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Segurança e Escalabilidade

  • Solução totalmente parametrizável, quer do ponto de vista global da organização, quer ao nível de cada utilizador
  • Garante a completa classificação de documentos de modo seguro e automático
Funcionalidades Gestão Documental - GfiDoc - Segurança

Em detalhe

Gestão de Registos, Perfis e Utilizadores
  • Automatização dos processos de retenção ou eliminação de documentos, de acordo com a política de classificação
  • Modelo de confidencialidade e controlo de acessos
  • Integração de ferramenta de Assinatura Digital, garantindo a integridade e a autenticidade dos documentos
Cloud
  • Possibilidade de implementação do GfiDoc® com base em Cloud, garantindo uma gestão segura, flexível e eficiente dos recursos tecnológicos que a suportam, ajustando os mesmos às necessidades da própria organização e de acordo com cada período temporal
Multi-Base de Dados e Multilíngue
  • Possibilita o acesso e a utilização do GfiDoc®, alojado num único servidor, por diversas empresas externas (multi-tenant), garantindo a utilização em simultâneo por empresas multinacionais
  • Produto multilíngue
Funcionalidades Gestão Documental - GfiDoc - Gestão Completa

Gestão Completa e Integrada

  • Captura, registo e gestão completa de todo o ciclo de vida de informação, processos e documentos

Em detalhe

Digitalização e indexação automática de documentos
  • Digitalização e conversão de documentos ou imagens em textos, pesquisáveis e editáveis
  • Identificação automática do utilizador e indexação imediata dos documentos, com possibilidade de agregação a processos
Reporting e Indicadores de Gestão
  • Indicadores, em tempo real, sobre o estado dos processos e as tarefas em curso
  • Possibilidade de compreender qual o tempo de duração de uma determinada tarefa e quem são os responsáveis
  • Gestão de alertas para controlo dos prazos

Eficácia e Celeridade Processual

  • Ampla riqueza funcional ao nível da gestão dos documentos
  • Totalmente alinhado com os principais standards de gestão documental
Funcionalidades Gestão Documental - GfiDoc - Eficácia e Celeridade
A deep-dive
Edição, gestão e procura de documentos ou processos
  • Possibilidade de criação, visualização, edição ou reencaminhamento de documentos
  • Auditoria
  • Pesquisa em toda a base de dados ou com recurso a filtros
  • Possibilidade de gravar listas pessoais, acelerando futuras pesquisas
Alinhado com os standards de gestão documental
  • Utilização de políticas consistentes que protegem o valor e a utilidade dos documentos
    • Solução estruturalmente concebida em total alinhamento com a norma MoReq® (Model Requirements for the Management of Electronic Records), uma referência europeia ao nível dos requisitos das soluções tecnológicas de gestão de documentos eletrónicos
    • Produto alinhado com o Programa “Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica”, incorporando a Macroestrutura Funcional (MEF) e a Meta informação para a Interoperabilidade (MIP), bases fundamentais para a interoperabilidade semântica na Administração Pública
Funcionalidades Gestão Documental - GfiDoc - Usabilidade
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Interface e usabilidade

  • Navegação simples e intuitiva
  • Simplicidade e ergonomia de utilização ou administração
A deep-dive
Digitalização e processamento da imagem
  • Digitalização e conversão de documentos ou imagens em textos, pesquisáveis e editáveis
  • Identificação automática do utilizador e indexação imediata de documentos a processo
User Interface e customização
  • Cada utilizador tem a possibilidade de customizar a sua página de entrada, incorporando dados como as ‘tarefas pendentes, ‘notícias’, ‘indicadores de gestão’, entre outros
  • Cada utilizador pode customizar os menus, as listas, os formulários, entre outras funcionalidades
  • Configuração do modo de visualização e leitura
  • Gestão de metadados e do modelo de apresentação dos documentos
  • Possibilidade de pré-visualizar os documentos, sem ter a necessidade de os abrir
  • Conversão de pastas em pdf

Mobilidade e Inovação

  • Adaptado a todos os equipamentos móveis
  • Alinhado com os novos desafios do Digital
Funcionalidades Gestão Documental - GfiDoc - Mobilidade
Em detalhe
Acessível em qualquer lugar e a qualquer hora
  • Produto 100% web-responsive e multi-browser, adaptado aos diferentes dispositivos (desktopsmartphone ou tablet)
Alinhado com os novos desafios do Digital
  • Forte compromisso com os conceitos chave de ‘digital por regra’ e de ‘uma só vez’ (only once), evitando a duplicação
    das credenciais de acesso

CONHEÇA OS BENEFÍCIOS DA SOLUÇÃO

Saiba mais

Interoperabilidade total com outras aplicações de negócio

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Flexível e adaptado a todas as organizações

Gestão completa e integrada da informação

Eficácia, segurança e rapidez na gestão e consulta de processos

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Simples, intuitivo e dinâmico

Acessível em qualquer lugar, a qualquer hora